SGML、XBRL、HTML、XML作成・変換サービス／ドキュメントソリューション

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• 弊社作業フロー
• PDF to Word電子化実績

サービス概要

2019年3月内閣総理大臣決定として「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」が発出されました。
印刷紙媒体を原則原本としていた旧来では、情報の検索・確認・管理作業の漏れなどが発生し、修正に膨大な時間とコストを有していました。デジタル電子データを原本とすることで文書管理業務の効率性を向上させていこうとする方針です。政府方針では、2026年を目処に公文書の管理は全面的に電子化する目標となっています。

現在作成される文書については電子化で対応されつつあるものの、過去に保存された印刷紙媒体が行政文書の大部分を占めているのが現状です。保存期間が超過した公文書の多くは紙として公文書館に保管されていいます。

単にスキャニングでは、検索が難しくタブレット上で本のようにページをめくり目的を探すという途方もない作業となります。
本当の電子化とは、文書内から必要な情報を即座に検索でき利活用できること。
弊社では、その文書をどのように利用していくかを理解し、利用用途に沿った電子化が大切だと考えています。

多くの自治体・機関の現在

• 主に紙媒体での保管
• 紙での配布物が多い
• 赤入れPDF原稿を印刷会社にて編集
• 制作会社に発注、DTPソフト（Indesign,Illustrator等）を用いて作成
• 微細な修正でも外注に依頼する必要がある
• 元データが無いため、紙媒体で管理・保管をしている
• 紙本位でそもそも電子化の慣習がない

多くの自治体・機関が抱える問題と課題

• 環境保護の観点から紙利用は減らす必要がある
• 保管スペースが必要となる
• 急な変更・修正の対応が難しい
• DTPソフト（Indesign,Illustrator等）の操作ができない
• 人的リソースが不足、業務が止まる
• 検索ができない

対策を講じなかった場合

• SDGsの対応に遅れが生じる
• 保管費用が無尽蔵に純増していく
• 恒常的な外注費用となるため余計な予算が必要になる
• 緊急時の対応が遅れてしまう
• 印刷会社に依存するためスケジュールが左右される
• 採用・教育費用が膨大になっていく
• 必要な情報が即座に取得できないため対応が後手に回る

問題解決策とメリット

• 紙に依存しないWEBを駆使した配布物により紙印刷ゼロ
• WEBにてPDFまたはXMLにてデータベース保管およびダウンロード
• スペースコストゼロ
• 外注コストゼロ
• 緊急対応も所内で解決、Wordにする事で誰でも編集可能
• 人件費の効率的削減が可能
• デジタルデータならPCやタブレットですぐに探せて管理しやすい

弊社作業フロー

ホライズン・データ・ワークス　PDF to Word電子化実績